Fermer son entreprise ou cesser ses activités : obligations fiscales et radiation

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Fermer son entreprise ne se résume pas à cesser de facturer. Pour que la fin des activités soit réellement terminée, il faut produire les déclarations de taxes finales, fermer les comptes ouverts auprès de l’ARC et de Revenu Québec et, selon le cas, radier l’immatriculation au Registraire des entreprises. Chaque étape oubliée peut laisser une obligation active, et des avis de retard, longtemps après la dernière facture.

Qu’on soit travailleur autonome qui retourne au salariat ou propriétaire d’une société qui met la clé sous la porte, la fermeture suit une séquence assez logique. Ce qui complique les choses, c’est que plusieurs organismes sont concernés : l’Agence du revenu du Canada (ARC), Revenu Québec et le Registraire des entreprises du Québec (REQ). Cet article dresse la liste des obligations à vérifier, dans l’ordre, sans prétendre remplacer les pages officielles.

Note : les délais, formulaires et services en ligne des organismes changent à l’occasion. Pour les échéances exactes, ce texte renvoie volontairement aux pages officielles plutôt que d’afficher un chiffre qui pourrait être périmé. Certaines pages de Revenu Québec n’étaient pas accessibles lors de la rédaction (erreur 403) : leur contenu n’est donc pas cité ici au-delà de ce qui est confirmé par les résultats de recherche.

Sommaire

Cesser ses activités, vendre ou dissoudre : trois situations différentes

Avant de commencer les démarches, il faut nommer correctement ce qu’on fait. Les obligations ne sont pas les mêmes selon la situation.

Entreprise individuelle. Le travailleur autonome ou le propriétaire unique ne forme pas une entité distincte de sa personne. Fermer signifie cesser les activités, régler les taxes, fermer les comptes et radier l’immatriculation si l’entreprise était inscrite au REQ. Pour mieux comprendre ce statut, voir devenir travailleur autonome au Québec.

Société par actions ou société de personnes. La société est une entité distincte : il faut la liquider (régler les dettes, distribuer ce qui reste) puis la dissoudre. Revenu Québec présente d’ailleurs des pages distinctes pour la cessation d’activités, la liquidation et la dissolution. Le choix initial de forme juridique influence ces étapes, comme le détaille le choix d’une structure d’entreprise au Québec.

Vente de l’entreprise. Si quelqu’un reprend l’entreprise, la logique change : des choix fiscaux conjoints sont parfois possibles, et la fermeture des comptes dépend de ce qui est vendu. Ce scénario est traité dans la vente à la relève familiale et dans l’évaluation avant une vente ou un transfert.

Fermer ses comptes de TPS/TVH et de TVQ

Si vous étiez inscrit aux fichiers de la TPS/TVH (taxe sur les produits et services / taxe de vente harmonisée) et de la TVQ (taxe de vente du Québec), vous ne pouvez pas simplement cesser de produire vos déclarations. Les taxes perçues et les crédits réclamés doivent être réconciliés une dernière fois. Pour revoir le fonctionnement de base, consultez le guide TPS et TVQ du travailleur autonome.

Aviser l’ARC. Selon l’ARC, il faut l’aviser et indiquer la raison de la fermeture; en cas de fermeture de l’entreprise, la date d’annulation correspond au jour où l’entreprise ferme. La demande peut se faire en ligne dans « Mon dossier d’entreprise », ou par la poste avec le formulaire RC145.

La déclaration finale. Elle couvre la période qui se termine la veille de la fermeture. Une déclaration supplémentaire peut s’ajouter pour la période allant du jour de la fermeture jusqu’à la fin du mois, mais seulement si de la taxe est à payer pour cette période.

Du côté de Revenu Québec. L’organisme indique qu’en cas de cessation, les déclarations de TPS/TVH et de TVQ en suspens doivent être produites et les sommes dues acquittées. D’après les informations consultées, la dernière déclaration est exigée au plus tard un mois après la fin de la dernière période de déclaration. Comme la page détaillée de Revenu Québec n’a pu être consultée directement, vérifiez la date exacte sur la page « Dernière période de déclaration » de Revenu Québec.

Le cas du petit fournisseur. Quelqu’un dont les revenus taxables passent sous le seuil de petit fournisseur peut, à certaines conditions (notamment être inscrit depuis au moins un an), demander l’annulation de son inscription même s’il poursuit ses activités. Ce n’est pas une fermeture d’entreprise : c’est un autre chemin, avec ses propres règles.

Les biens restants : la taxe sur la juste valeur marchande

C’est le point que beaucoup d’entrepreneurs découvrent trop tard. À la fermeture, l’entreprise est réputée avoir « vendu » ses biens restants, même si personne ne les a achetés. Les taxes sont alors calculées sur leur valeur, et non sur un prix réellement encaissé.

Biens autres que les immobilisations. Selon l’ARC, la TPS/TVH est calculée sur la juste valeur marchande (le prix qu’on en obtiendrait dans un marché ouvert) de chaque bien, immédiatement avant la fermeture, et elle se déclare dans la déclaration finale. Pensez à l’inventaire, aux fournitures, au matériel de bureau déjà payé avec crédit de taxe.

Immobilisations. L’ARC considère qu’elles sont vendues à leur teneur en taxe, et les crédits de taxe sur les intrants déjà demandés sont généralement remis en partie ou en totalité. Une immobilisation est un bien durable : véhicule, équipement, ordinateur.

Et l’impôt sur le revenu? La disposition de biens amortissables à la fermeture peut aussi avoir des conséquences fiscales sur le revenu (récupération de l’amortissement, gain en capital). Les dépenses déjà déduites sont expliquées dans les frais déductibles d’une petite entreprise; pour l’effet sur votre situation précise, un comptable est la bonne ressource.

Les retenues sur la paie si vous aviez des employés

Un employeur retient à la source l’impôt, les cotisations au RPC/RRQ et à l’assurance-emploi, puis les remet aux gouvernements. Fermer l’entreprise ne suspend pas cette obligation : tout ce qui a été retenu doit être remis.

Fermer le compte de retenues sur la paie (ARC). Le propriétaire ou un représentant autorisé peut faire la demande en ligne dans « Mon dossier d’entreprise », en inscrivant la date à laquelle les retenues ont cessé. Selon l’ARC, le compte n’est fermé qu’une fois toutes les retenues applicables versées et toutes les déclarations de renseignements produites, y compris les feuillets T4.

Les relevés de Revenu Québec. Les employés doivent aussi recevoir leurs Relevés 1 pour l’année de la fermeture. Les délais applicables en cas de cessation sont à confirmer directement auprès de Revenu Québec : ils diffèrent de ceux de la fin d’année habituelle, et nous préférons ne pas citer de chiffre non confirmé.

Dernières paies et indemnités. Le salaire dû, les vacances accumulées et les autres sommes exigibles doivent être versés aux employés; les règles du travail s’appliquent indépendamment de la fiscalité. Si l’entreprise est en difficulté financière, voir aussi le salaire impayé en cas de faillite de l’employeur.

Les déclarations de revenus de l’entrepreneur ou de la société

La fermeture ne dispense pas de produire les déclarations de revenus; elle en détermine plutôt la dernière version.

Entreprise individuelle. Les revenus et dépenses de l’entreprise se déclarent dans votre déclaration de revenus personnelle, pour l’année de la cessation, avec l’état des résultats de l’entreprise. Si vous étiez travailleur autonome, pensez aussi à ajuster vos acomptes provisionnels : voir les acomptes provisionnels au Canada et au Québec.

Société par actions. La société doit généralement continuer de produire ses déclarations de revenus jusqu’à sa dissolution, y compris une dernière déclaration pour l’exercice de liquidation. La distribution du solde aux actionnaires a, elle aussi, des conséquences fiscales, abordées en partie dans salaire ou dividendes quand on est incorporé.

Conserver les documents. Même une fois l’entreprise fermée, vos registres comptables et pièces justificatives restent exigibles pendant une période fixée par les lois fiscales. Les durées précises sont détaillées dans combien de temps conserver ses documents fiscaux; ne jetez rien le jour de la fermeture.

S’il reste des dettes fiscales. Fermer l’entreprise n’efface pas ce qui est dû. Si un solde demeure envers l’ARC ou Revenu Québec, les options de paiement sont présentées dans dette envers l’ARC ou Revenu Québec.

La radiation au Registraire des entreprises

Une entreprise immatriculée au Registraire des entreprises du Québec (REQ) figure au registre tant qu’on n’a pas demandé la radiation. Ne pas la faire laisse une entreprise « active » aux yeux de l’État.

Qui doit la produire? Selon Québec.ca, toute entreprise qui n’est plus tenue de s’immatriculer, notamment la personne physique qui exploite une entreprise individuelle, doit produire une déclaration de radiation. En cas de décès, c’est le liquidateur de la succession (voir le rôle du liquidateur de succession); la page officielle précise un délai de six mois après le décès. En cas de vente ou de changement de forme juridique, la personne qui cesse d’exploiter doit la produire.

Comment et combien? Elle se produit en ligne sur Québec.ca, sous « Gestion de l’entreprise » dans Mon bureau. Le dépôt est gratuit; des frais s’appliquent seulement si un traitement prioritaire est demandé. La fiducie exploitant une entreprise commerciale doit utiliser un formulaire papier.

Les droits annuels. Les droits annuels d’immatriculation restent dus pour chaque année où l’entreprise est immatriculée au 1er janvier, y compris l’année de la déclaration. Radier en décembre plutôt qu’en janvier peut donc éviter une année de droits.

À régler avant. La page de Québec.ca invite à s’assurer d’avoir transmis tous les documents requis et à obtenir les remboursements dus par les ministères, organismes ou institutions financières avant de radier.

Radiation d’office. Le Registraire peut aussi radier d’office une entreprise qui omet de produire deux déclarations de mise à jour annuelles consécutives. C’est une radiation subie, pas une fermeture ordonnée : elle ne règle ni les taxes ni les comptes fiscaux.

Le réflexe à adopter : avant de fermer, dressez une liste de tous les comptes et inscriptions de l’entreprise (TPS/TVQ, retenues sur la paie, REQ, assurances, contrats) et cochez-les un à un. Fixez une date de cessation claire et notez-la partout de la même façon. Gardez vos registres, et demandez à un comptable de valider les dernières déclarations. Une heure de consultation coûte généralement bien moins cher qu’un avis de cotisation inattendu.

Les erreurs à éviter

Erreur 1 — Cesser de facturer sans fermer les comptes de taxes. Un compte TPS/TVQ actif continue d’exiger des déclarations, même à zéro. Les omissions peuvent entraîner des pénalités et de l’intérêt.

Erreur 2 — Oublier la taxe sur les biens restants. L’inventaire et l’équipement conservés après la fermeture sont réputés vendus à leur juste valeur marchande, ce qui peut créer un montant de taxe à payer dans la déclaration finale.

Erreur 3 — Négliger les retenues sur la paie. Les sommes retenues aux employés appartiennent aux gouvernements. Elles doivent être remises, et les T4 et Relevés 1 produits, avant que le compte puisse être fermé.

Erreur 4 — Ne pas radier l’immatriculation. Une entreprise laissée au registre continue d’y figurer. La radiation d’office, en cas de déclarations annuelles omises, n’est pas une solution propre.

Erreur 5 — Radier trop tôt, avant d’avoir tout réglé. Québec.ca invite à transmettre d’abord tous les documents requis. Radier avant d’avoir récupéré les remboursements ou produit les déclarations complique les démarches ultérieures.

Erreur 6 — Jeter les registres. Les autorités fiscales peuvent réviser une déclaration après la fermeture. Sans pièces justificatives, vous ne pouvez pas défendre vos chiffres.

Erreur 7 — Confondre fermeture et faillite. Fermer n’efface pas les dettes. Si l’entreprise ne peut plus payer ses créanciers, la fermeture ordonnée n’est peut-être pas la bonne voie : un professionnel de l’insolvabilité peut éclairer la situation.

Questions fréquentes

Faut-il fermer son compte de TPS/TVQ si on cesse simplement de facturer?

Oui, il faut demander l’annulation de l’inscription et produire la déclaration finale. Sans cette démarche, l’ARC et Revenu Québec considèrent le compte actif et continuent d’attendre vos déclarations.

Quand dois-je produire ma dernière déclaration de TPS/TVQ?

Selon l’ARC, la déclaration finale couvre la période qui se termine la veille de la fermeture. D’après les informations consultées, la date limite est d’environ un mois après la fin de la période; confirmez-la sur la page officielle de Revenu Québec avant de vous y fier.

La radiation au REQ coûte-t-elle quelque chose?

Selon Québec.ca, le dépôt de la déclaration de radiation est gratuit, sauf si vous demandez un traitement prioritaire. Les droits annuels d’immatriculation, eux, restent dus pour l’année où l’entreprise est immatriculée au 1er janvier.

Que faire si le propriétaire d’une entreprise individuelle décède?

Le liquidateur de la succession doit produire la déclaration de radiation, au plus tard six mois après le décès selon la page officielle. Il doit aussi signaler le décès à l’ARC pour les comptes de taxes.

Dois-je encore produire une déclaration de revenus après la fermeture?

Oui, pour la dernière année d’activité. L’entrepreneur individuel l’inclut dans sa déclaration personnelle; une société doit généralement produire ses déclarations jusqu’à sa dissolution.

Combien de temps garder les documents d’une entreprise fermée?

Les obligations de conservation survivent à la fermeture. Consultez la durée précisée par l’ARC et Revenu Québec, résumée dans notre article sur la conservation des documents fiscaux, et ne détruisez rien avant l’échéance.

Peut-on rouvrir une entreprise radiée?

Le REQ prévoit une demande de révocation de radiation (formulaire RE-700). Les conditions précises sont à vérifier auprès du Registraire; repartir à neuf avec une nouvelle immatriculation est parfois plus simple.

Sources officielles

Cet article a une visée informative et ne constitue pas un conseil fiscal ou juridique personnalisé. Les délais et formulaires peuvent changer; vérifiez-les auprès des organismes concernés. Pour une situation particulière (société, employés, dettes, biens importants), consultez un comptable ou un conseiller juridique. Pour en savoir plus sur notre démarche, consultez notre méthodologie éditoriale.